Las solicitudes de subvención deben estar de conformidad con las Directrices del Fondo. Para ser examinadas por la Junta de Síndicos durante su sesión en el mes de octubre, las solicitudes de subvención deberán presentarse antes del 1 de abril de cada año. Durante su periodo de sesiones anual, la Junta de Síndicos examina los informes financieros y narrativos sobre la utilización de las anteriores subvenciones, se reúne con los donantes y con los responsables de los proyectos, hace recomendaciones sobre las nuevas solicitudes de subvención y cualquier otra recomendación pertinente. Las subvenciones otorgadas en octubre deberán ser utilizadas de enero a diciembre del año siguiente.